Hướng dẫn quyết toán kinh phí đề tài KH&CN cấp Bộ, Đại học

Việc quyết toán kinh phí cấp cho đề tài/dự án được thực hiện theo các nguyên tắc sau: Kinh phí được phân bổ và giao thực hiện của năm nào phải được quyết toán theo niên độ ngân sách năm đó. Đối với đề tài/dự án thực hiện trong nhiều năm, quyết toán hàng năm theo niên độ ngân sách đối với số thực nhận và thực chi, khi kết thúc tổng hợp lũy kế quyết toán từ năm đầu thực hiện đến năm báo cáo. Quyết toán kinh phí của đề tài/dự án phải phù hợp với khối lượng và chất lượng công việc đã thực hiện hàng năm so với thuyết minh đề tài và hợp đồng KH&CN đã được chủ nhiệm đề tài và thủ trưởng cơ quan chủ trì đề tài công nhận bằng văn bản đạt yêu cầu trở lên. Chủ nhiệm đề tài/dự án có trách nhiệm báo cáo quyết toán năm và tổng hợp lũy kế quyết toán khi kết thúc đề tài/dự án với cơ quan chủ trì. Cơ quan chủ trì đề tài/dự án có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra và xét duyệt báo cáo quyết toán của chủ nhiệm đề tài/dự án để tổng hợp và báo cáo quyết toán của đơn vị gửi cơ quan chủ quản theo quy định hiện hành.

1.     Hồ sơ thanh quyết toán

1.1. Hồ sơ

1.     Thuyết minh của đề tài/dự án đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

2.     Hợp đồng nghiên cứu KH&CN giữa thủ trưởng cơ quan chủ trì với chủ nhiệm đề tài/dự án(Lấy trên Phòng KHCN&HTQT)

3.     Thanh lý hợp đồng giai đoạn(Biểu mẫu)

4.     Dự toán hoặc chi tiết kinh phí được phê duyệt của đề tài/dự án(Mẫu số 1.26)

5.     Báo cáo tình hình thực hiện đề tài/dự án có xác nhận của cơ quan chủ trì đề tài/dự án (Biểu mẫu) và các minh chứng về sản phẩm của đề tài, tất cả được đóng thành quyển.

6.     Biên bản nghiệm thu, đánh giá

7.     Đối với đề tài/dự án chưa nghiệm thu: Biên bản kiểm tra thực hiện đề tài KH&CN (Lấy trên Phòng KHCN&HTQT).

8.     Đối với đề tài/dự án đã nghiệm thu: Quyết định hội đồng nghiệm thu và biên bản họp hội đồng (Lấy trên Phòng KHCN&HTQT).

9.     Bảng quyết toán chi của đề tài/dự án  (Mẫu số 1.27) và các chứng từ kèm theo.

1.2. Chứng từ kèm theo Bảng quyết toán chi đề tài Tùy theo tính chất, nội dung của đề tài/dự án, theo quy định hiện hành, chứng từ kèm theo hồ sơ thanh quyết toán chi đề tài/dự án gồm các loại chủ yếu sau: ·        

Hồ sơ thanh quyết toán đối với các khoản chi trả tiền công, thù lao cho báo cáo viên, chi hội nghị, hội thảo,... là Bảng kê danh sách thanh toán(Mẫu số 1.30) có chữ ký của người nhận tiền và được chủ nhiệm đề tài/dự án ký xác nhận. ·        

Hồ sơ thanh toán đối với các khoản chi cho phản biện, nhận xét, đánh giá của chuyên gia làvăn bản ý kiến phản biện, nhận xét, đánh giá và giấy biên nhận nhận tiền có chữ ký của người nhận, được chủ nhiệm đề tài/dự án ký xác nhận (Mẫu số 1.31).        

Hồ sơ thanh quyết toán đối với các hợp đồng đặt hàng NCKH và phát triển công nghệ được chia thành hai trường hợp:      

- Nếu hợp đồng đối với cá nhân thì chứng từ thanh quyết toán bao gồm: hợp đồng; thanh lý hợp đồng(Mẫu số 1.13; mẫu 1.14);các kết quả NCKH như trong hợp đồng được chủ nhiệm đề tài/dự án ký xác nhận đạt yêu cầu nghiệm thu và xác nhận của địa phương hoặc cơ quan quản lý nhân sự; giấy biên nhận tiền(Mẫu số 1.31). 

- Nếu hợp đồng ký với tổ chức pháp nhân thì chứng từ thanh quyết toán gồm: hợp đồng; thanh lý hợp đồng (Mẫu số .1.13; 1.14);các kết quả NCKH như trong hợp đồng được tổ chức chủ trì, chủ nhiệm đề tài/dự án ký xác nhận đạt yêu cầu nghiệm thu; phiếu chi tiền hoặc chuyển khoản; phiếu thu tiền của bên nhận hợp đồng. 

- Hồ sơ thanh quyết toán đối với các khoản chi cho nghiệm thu đề tài/dự án bao gồm: Quyết định hội đồng nghiệm thu; Biên bản họp hội đồng nghiệm thu; Danh sách chi tiền và ký nhận của các ủy viên hội đồng và đại biểu tham dự họp nghiệm thu (nếu có) với mức chi theo quy định tại Mục 1 đã được chủ nhiệm đề tài/dự án ký xác nhận (Biểu mẫu trên website)        

- Hồ sơ thanh quyết toán đối với các khoản chi mua sắm tài sản cố định, hóa chất, vật tư, tài liệu,... : Theo quy định hiện hành của đơn vị phụ trách tài chính.      

- Hồ sơ thanh quyết toán đối với các khoản chi đi công tác, điều tra, khảo sát, thu thập thông tin,... của các cán bộ trong nhóm thực hiện đề tài/dự án là Giấy công lệnh; vé máy bay, tàu, xe;  hóa đơn phòng nghỉ,...

* Quy định về số lượng báo cáo quyết toán tài chính:

2.1. Phân loại:          

Bản chính: gồm hai phần:          

Phần 1: Toàn bộ các văn bản trong mục

1.1 ở trên (được đóng dấu đỏ, có chữ ký trực tiếp).          

Phần 2: Chứng từ gốc (bao gồm các chứng từ ở mục 1.2).          

Bản sao: là bản chụp sao y từ bản chính có đóng dấu xác nhận.

2.2. Số lượng:          

Cấp Đại học: tối thiểu 02 bản          

01 bản chính (để thanh toán và lưu chứng từ chi)          

01 bản sao (để lưu tại đơn vị)          

Cấp Bộ trở lên: tối thiểu 03 bản          

01 bản chính (kèm chứng từ gốc) để thanh toán và lưu chứng từ chi.          

01 bản sao (không kèm chứng từ gốc) để kế toán lưu và giao dịch.            

01 bản sao (không kèm chứng từ gốc)  chủ nhiệm đề tài lưu.